Журнал регистрации боя посуды. Учет и списание посуды в учреждениях Журнал бой посуды образец
Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов по форме ОП-8 применяется для документального оформления сложившейся ситуации в организации. Он необходим для подтверждения факта боя и лома хрупких предметов для их дальнейшего списания. Без него невозможно представить качественную организацию контроля движения столовой посуды и приборов.
ФАЙЛЫ
Применение
Составление акта будет привычным делом, в первую очередь, для организаций общественного питания, которые используют при оказании услуг стеклянную посуду. В меньшей степени – для лабораторий, специализирующихся на проведении анализов.
Словом, бумага является важным звеном в документообороте большого количества компаний. Без нее бухгалтеру списать разбитую посуду будет практически невозможно.
Законодательная база
Приведенный бланк является унифицированной формой ОП-8. Она была введена постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Вплоть до 2013 года она являлась единственно возможным вариантом оформления фактического боя посуды. Но в настоящее время все изменилось.
Каждая конкретная организация сама определяет, будет ли она использовать унифицированную форму или создаст собственный бланк. В последнем случае компании придется вносить его в учетную политику отдельным приказом. Большинство организаций предпочитает использовать знакомый, надежный бланк формы ОП-8. Ведь, помимо удобства использования, в нем легче разобраться контролирующим организациям.
Элементы акта о бое, ломе и утрате посуды
Акт состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей частей. Заголовочная часть (шапка) подразумевает указание следующей информации:
- Наименование организации и подразделения.
- Формы по ОКУД, ОКПО, вид деятельности по ОКДП.
- Дата и номер акта.
- Отчетный период. Здесь имеются две графы. Но если акт составляется по конкретному единовременному факту (а не за месяц, год либо другой период), то в обеих графах ставится прочерк. Для фиксации достаточно будет даты составления.
Также в состав содержательной части входит таблица. Каждое отдельное наименование посуды вносится в одну из ее строк. Столбцы же предназначены для указания:
- Порядкового номера.
- Наименования разбитого предмета и его кода по имеющейся номенклатуре.
- Цены посуды в рублях.
- Информации о том, что из перечисленного разбито, а что – пропало.
- Суммы пропавшего и разбитого – в двух отдельных столбцах.
- Количества в штуках и суммы разбитого либо утраченного.
- Обстоятельств боя, лома либо пропажи.
- Виновных в случившемся лица.
- Примечаний.
Таблица предполагает достаточно большое количество отдельных наименований посуды и других разбитых либо утерянных предметов. В большинстве случаев таблицы на двух сторонах бланка хватает с лихвой. Завершается таблица подведением итогов всех граф. Основная – это общая сумма разбитого.
Оформляющая часть акта о бое, ломе и утрате посуды и приборов представлена подписями членов комиссии. По существующим требованиям их должно быть не менее трех человек. Все они подписываются в том, что указанные в бумаге факты достоверны.
Составители и их обязанности
В компаниях, которые часто сталкиваются с необходимостью составления подобных документов, необходимо ввести систему контроля движения столовой посуды и приборов, а также график документооборота. К примеру, назначить ответственного за составление акта ежемесячно.
Обязанность составления акта прописывается в трудовом договоре (либо дополнении к нему). Должность сотрудника при этом может быть сформулирована как старший официант, администратор либо как-то еще. Главное – наличие материальной ответственности за выдаваемые комплекты столовой принадлежности.
Алгоритм следующий:
- Ответственное лицо перед работой получает под роспись посуду из кладовой.
- Предметы эксплуатируются под его контролем. Причем официантам, которые взаимодействуют с посудой, она выдается под отчет.
- При возникновении ситуаций боя, лома или утраты все случаи фиксируются.
- В конце рабочей смены заполняется журнал учета столовой посуды по форме ОП-19. На его основе заполняются акты.
- Проводится инвентаризация, по результатам которой фиксируются вся посуда и приборы.
Решение администрации
В самом конце формы оставлено несколько строк для того, чтобы администрация заведения оставила комментарий. Это может быть резолюция относительно виновных лиц, прочие пометки. А в самом верху, возле наименования документа, предусмотрены строки для визы руководителя. Там он подписывается после заполнения. К руководителю экземпляр акта поступает из бухгалтерии. Вообще, бумага должна оформляться минимум в двух экземплярах.
- Один доставляется в бухгалтерию для списания, составления отчетности по факту боя.
- Второй – остается у материально ответственного лица.
Заполнение и ошибки
Желательно производить заполнение в электронной форме, распечатывать и ставить необходимые подписи. Но и бумажный вид заполнения вполне приемлем.
Если в таблице остаются пустые графы, желательно зачеркивать их. При совершении ошибок неверные данные зачеркиваются одной чертой, а рядом пишется словосочетание «Исправленному верить» и подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица. Только так ошибка может считаться исправленной.
Виновные лица
Если в предпоследнем столбце указывать некого, то для этого существует специальная формулировка: «Виновные в бое не выявлены». Частый случай – невозвращение посетителями столовых приборов. Виновных в этом случае также установить крайне сложно.
Для удобства и возможности предоставления развернутых формулировок строки предпоследнего столбца акта о бое, ломе и утрате посуды и приборов по форме ОП-8 объединяют и в них пишут общее развернутое объяснение.
Примечание:
Журнал по форме № 325 ведется для списания разбитой посуды на субсчете 1319 «Прочие материалы» в государственных учреждениях, имеющих на своем балансе столовые или пищеблок. Записи в Журнале по форме № 325 производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением Журнала по форме № 325 и ежеквартально (ежемесячно) составляет акт на списание разбитой посуды, который утверждается руководителем государственного учреждения.
Приложение 39
Республики Казахстан
от 2 августа 2011 года № 390
Форма № 395
Сноска. Приложение 39 в редакции приказа Министра финансов РК от 12.10.2013 № 480 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Образец обложки
_____
бухгалтерии)
Книга учета животных
По данному образцу печатать все страницы ф. № 395
Вид животных _______________________
Возрастная группа __________________
Счет _______________________________
Продолжение
и т.д. до конца (линовка через 16 пунктов)
Примечание:
Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме по субсчету 1319 «Прочие материалы». В Книге по форме № 395 открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, животных на откорме.
В централизованных бухгалтериях Книги по форме № 395 открываются по каждому обслуживаемому государственному учреждению.
Приложение 40
к приказу и.о. Министра финансов
Республики Казахстан
от 2 августа 2011 года № 390
Форма № 396
____
Наименование государственного учреждения (централизованной
бухгалтерии)
Мемориальный ордер 13
за ___________________г
.
Накопительная ведомость по расходу материалов
№ п/п | Дата | № документа | Наименование документа | Кредит счетов/субсчетов | |||
Итого | |||||||
Всего |
продолжение
Дебет счетов/субсчетов | в том числе по государственным учреждениям (материально-ответственным лицам) | ||||||||||||
Специфика | Сумма | Специфика | Сумма | итого | |||||||||
Исполнитель __________________________________
должность подпись Ф.И.О
Главный бухгалтер _____________________________ Приложение ____на
подпись Ф.И.О. листах
Примечание:
"Накопительная ведомость по форме № 396 мемориальный ордер 13 применяется для учета операций по расходу материалов по субсчетам 1311 «Строительные материалы», 1312 «Материалы для учебных, научных исследований и других целей», 1313 «Медикаменты и перевязочные средства», 1315 «Топливо, ГСМ», 1316 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности», 1318 «Запасные части», 1319 «Прочие материалы», кроме продуктов питания, спецодежды и других предметов индивидуального пользования.
В Накопительную ведомость по форме № 396 мемориальный ордер 13 заносятся данные из первичных документов по расходу материалов: ведомостей по форме № 410, заборных карт по форме № 431 и других расходных документов, поступивших из обслуживаемых государственных учреждений.
В конце месяца подсчитываются итоги по дебетуемым и кредитуемым счетам и субсчетам по каждому государственному учреждению и в целом по централизованной бухгалтерии. Накопительная ведомость по форме № 396 мемориальный ордер 13 подписывается исполнителем и главным бухгалтером или лицом им уполномоченным, после чего данные переносятся в книгу по форме № 308 «Журнал-главная»."
Приложение 41
к приказу и.о. Министра финансов
Республики Казахстан
от 2 августа 2011 года № 390
Форма № 397
____
Наименование государственного учреждения (централизованной
бухгалтерии)
Утверждаю:
подпись Ф.И.О.
Ведомость на выдачу кормов и фуража за ___________________ г.
и т.д. до конца (линовка через 16 пунктов)
Оборотная сторона ф. № 397
и т.д. до конца (линовка через 16 пунктов)
Всего | х | |||||||||
Цена за единицу | х | |||||||||
Сумма | х |
Выдал ____________________________________________________________
должность подпись Ф.И.О.
Проверил и расценил бухгалтер ____________________________________
подпись Ф.И.О.
Примечание:
Применяется для выдачи со склада кормов и фуража по субсчету 1319 «Прочие материалы» для кормления рабочего скота и других животных. Выдача кормов и фуража производится в пределах установленных норм.
Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. В конце месяца Ведомость по форме № 397 утверждается руководителем государственного учреждения и служит основанием для списания выданных кормов и фуража в расход.
Приложение 42
к приказу и.о. Министра финансов
Республики Казахстан
от 2 августа 2011 года № 390
Форма № 398
____
Наименование государственного учреждения (централизованной
бухгалтерии)
Утверждаю:
Руководитель государственного учреждения
________________________________________
подпись Ф.И.О.
от «____» ________________ г.
Мемориальный ордер 11
за ___________________г
.
Свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания
№ п/п | Материально- тветственное лицо | Код государственного учреждения | Наименование поставщиков | с кредита счета 3210 | |||||||||||||
в дебет счетов/субсчетов | |||||||||||||||||
Итого | Итого | ||||||||||||||||
Исполнитель _____________________________________________________
должность подпись Ф.И.О.
Главный бухгалтер ____________________ Приложение на ______ листах
подпись Ф.И.О.
Примечание:
Свод по форме № 398 мемориальный ордер 11 применяется в тех случаях, когда по учету продуктов питания по субсчету 1314 «Продукты питания» составляется несколько накопительных ведомостей. По субсчету 1319 «Прочие материалы» ведется учет возвратной и невозвратной тары.
По окончании месяца в Свод по форме № 398 мемориальный ордер 11 заносятся данные накопительных ведомостей (по форме № 300) по отдельным государственным учреждениям, по всем графам ордера подсчитываются итоги. Мемориальный ордер 11 подписывается исполнителем и главным бухгалтером или лицом им уполномоченным, после чего данные переносятся в книгу по форме № 308 «Журнал-главная».
Приложение 43
к приказу и.о. Министра финансов
Республики Казахстан
от 2 августа 2011 года № 390
Форма № 399
Образец 1-й страницы ф. № 399
____
Наименование государственного учреждения (централизованной
бухгалтерии)
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания
за ____________________________________ г.
Материально-ответственное лицо ________________________________
Номен- клатур- ный номер | Наимено- вание продуктов питания | Единица измере- ния | Числа месяца | |||||||||||
Число довольствующихся | ||||||||||||||
Израсхо- довано | Цена за единицу | Сумма, тенге | ||||||||||||
Мясо (говядина, баранина) | кг | |||||||||||||
Свинина | ||||||||||||||
Птица | ||||||||||||||
Субпро- дукты (печень, почки, язык, мозги) | ||||||||||||||
Колбаса вареная | ||||||||||||||
Сардельки, сосиски |
Рыба | кг | |||||||||||||
Сельди | ||||||||||||||
Масло сливочное | ||||||||||||||
Масло топленое | ||||||||||||||
Маргарин | ||||||||||||||
Масло раститель- ное | ||||||||||||||
Молоко свежее | л | |||||||||||||
Молоко сгущенное | кг | |||||||||||||
Кефир | л | |||||||||||||
Сметана | кг | |||||||||||||
Творог | ||||||||||||||
Сыр | ||||||||||||||
Яйцо | шт | |||||||||||||
Молочные смеси | кг | |||||||||||||
Мука пшеничная | ||||||||||||||
Крахмал | ||||||||||||||
Крупа гречневая | ||||||||||||||
Крупа манная | ||||||||||||||
Рис | ||||||||||||||
Пшено |
продолжение страницы 1-й ф. № 399
Номенк- латур- ный номер | Наименова- ние продуктов питания | Единица измерения | Числа месяца | |||||||||||
Число довольствующихся | ||||||||||||||
Израсхо- довано | Цена за единицу | Сумма, тенге | Количество израсходованных продуктов | |||||||||||
Лапша, вермишель, рожки | кг | |||||||||||||
Макароны | ||||||||||||||
Геркулес | ||||||||||||||
Горох | ||||||||||||||
Сахар- рафинад | ||||||||||||||
Сахарный песок | ||||||||||||||
Варенье, джем | ||||||||||||||
Повидло разное | ||||||||||||||
Конфеты фруктово- ягодные | ||||||||||||||
Печенье разное | ||||||||||||||
Компот (сухо- фрукты) | ||||||||||||||
Кисель сухой | ||||||||||||||
Яблоки | ||||||||||||||
Картофель | ||||||||||||||
Капуста свежая и квашеная | ||||||||||||||
Лук | ||||||||||||||
Морковь | ||||||||||||||
Свекла | кг | |||||||||||||
Хлеб пшеничный | кг | |||||||||||||
Хлеб ржаной | ||||||||||||||
Кофе | ||||||||||||||
Чай |
Прилагается ______________________ штук меню-требований
Проверил ___________________________________________________________
должность подпись Ф.И.О.
Составил ___________________________________________________________
должность подпись Ф.И.О.
Форма Журнала учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации (ОП-19), утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Где применяется эта форма журнала ОП-19
Оказывая услуги общественного питания в зале обслуживания , ресторану, столовой, кафе не обойтись без использования столовой посуды и столовых приборов , поскольку эти предметы должны не только использоваться по прямому назначению, но и гармонично вписываться в дизайн зала обслуживания и концепцию заведения.
В соответствии с Санитарно-эпидемиологическими требованиями к предприятиям общественного питания, количество одновременно используемой в ресторане или кафе столовой посуды и приборов должно обеспечивать нормальную деятельность организации.
Сейчас такие нормы не утверждены. В советское же время потребность предприятия общественного питания в посуде и столовых приборах рассчитывалась по специальным нормам, которые были разработаны с учетом использования от трех до четырех комплектов посуды и приборов на одно место посетителя (два комплекта находятся в обращении, остальные – в мойке). Это количество комплектов обеспечивает нормальное обслуживание посетителей ресторана (кафе) при условии от двух- до трехкратной оборачиваемости места в час. Если же место занято только один раз в час, потребность в столовой посуде и приборах по норме сокращается до полутора комплектов (см. → )
Минимальные требования по качеству к столовым посуде и приборам определяются соответствующим ГОСТом в зависимости от типа и класса предприятия общественного питания.
Вся столовая посуда и приборы поступают в кладовую предприятия общепита и приходуются. По мере необходимости инвентарь выдается в производство для оказания услуг общепита (см. → )
Посуда и столовые приборы – это материально-производственные запасы многоразового использования, они не потребляются сразу, как, например, сырье, а находятся в постоянном обращении. Поэтому в столовой, ресторане должен быть налажен четкий контроль за движением столовой посуды и приборов .
С этой целью на предприятии общественного питания ведется Журнал учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации. В этом Журнале отражаются операции по выдаче, возврату, выявлению недостачи столовой посуды и приборов.
Кто составляет Журнал по форме ОП-19?
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов , передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие этот журнал.
Обычно такими лицами являются сотрудники, которые непосредственно работают с этой посудой и приборами (распорядитель зала или бригадир официантов ) и несут ответственность за сохранность посуды и приборов в обращении. В его обязанность входят:
- получение и выдача столовой посуды и приборов в зал обслуживания;
- ведение учета столовой посуды и приборов, а также представление в бухгалтерию первичных документов, отражающих их движение.
Бригадир (распорядитель зала) получает перед началом работы зала из кладовой комплекты посуды и приборов, организует их непрерывное обращение в зале , выдает под отчет работающим в этот день официантам , принимает участие в списании боя , лома, утери, порчи предметов и проведении инвентаризации.
Последующая выдача, обращение посуды и приборов между официантами и мойщиками посуды в течение дня (смены) производятся в порядке обмена. В конце рабочего дня посуда и столовые приборы должны возвращаться бригадиру официантов (распорядителю) , которое также должно следить за физическим состоянием каждого возвращенного предмета.
Как правильно заполнить Журнал?
К сведению. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете формы первичных документов утверждаются руководителем организации, в том числе и в случае использования унифицированных форм первичных учетных документов. Применение Журнала должно быть отражено в общественного питания.
В заголовке Журнала указывается:
– наименование организации и ее структурное подразделение;
– период, на который открывается Журнал;
– должность, подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение Журнала.
В табличной части, в начале которой исполнитель указывает дату заполнения страницы , указывается:
– полное наименование выданной за этот день посуды с ее кодом в соответствии с Классификатором продукции и единица измерения;
– по каждому подотчетному лицу (официанту) в количественном выражении указывается, сколько получено , возвращено посуды и приборов, а также отдельно указывается количество битой посуды и утерянной ; При этом составляется Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов ().
Подпись в журнале ставят материально ответственное лицо и работники, которым выдаются под отчет комплекты посуды и приборов.
При автоматизированной обработке возможно применения Журнала в виде отдельной ведомости в бухгалтерской программе.
Исправления в Журнал (форма ОП-19) могут вноситься лишь по согласованию с материально ответственным лицом и подотчетным лицом , что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения таких исправлений.
Журнал составляется в нескольких экземплярах и передается материально-ответственному лицу на хранение, в бухгалтерию для отражения операций по учету недостачи, в некоторых случаях – в юридическую службу для предъявления претензий виновному лицу.
Что происходит с формой Журнала (ОП-19) потом?
Журнал необходим как источник сведений для внутреннего контроля в организации в следующих случаях:
- для контроля за установленными нормативами потерь столовой посуды и столовых приборов;
- при выявлении недостачи в результате боя посуды или ее утери.
Посуда и столовые приборы являются предметами длительного пользования , срок их использования может составлять более года, а износ зависит от интенсивности и условий эксплуатации.
Поэтому списывать из эксплуатации вследствие боя, лома, порчи, невозможности дальнейшего применения посуду и столовые приборы можно только по истечении определенного времени . В этом случае в организации общественного питания разрабатываются нормы списания посуды и приборов (эксплуатационных потерь). Организация может сделать это самостоятельно или воспользоваться отраслевым Приказом Минторга N 276 от 29.12.1982. Например, нормы эксплуатационных потерь посуды установлены этим Приказом в процентах к годовому товарообороту .
На основании акта о бое, ломе и утрате посуды и приборов с приложением Журнала руководителем организации общественного питания принимается решение о списании недостающих и испорченных посуды и столовых приборов по разработанным нормам . Сверх этого лимита стоимость столовых принадлежностей взыскивается с виновных лиц .
В каждом конкретном случае необходимо выявить причину произошедшего и найти виновное лицо. Бывают и примеры того, когда в бое, ломе не виноват никто (например, причина – физический износ).
Если бой посуды произошел по вине пьяного посетителя , то предприятие общественного питания имеет право потребовать с него возмещения ущерба . Аналогичными действия будут и в ситуации, когда в утрате посуды и приборов виновен работник предприятия .
Для привлечения работника к материальной ответственности необходимо, чтобы работодатель доказал размер причиненного ему ущерба . При отсутствии документов, подтверждающих ее проведение – Журнала и Акта о бое, ломе и утрате посуды и приборов, работник может оспорить привлечение его к материальной ответственности в судебном порядке .
Ущерб работник может возместить добровольно по соглашению с работодателем или в судебном порядке. Кроме того, работодатель имеет право отказаться (полностью или частично) от взыскания ущерба с сотрудника.
В бухгалтерском учете сумма возмещения ущерба за утраченные посуду и столовые приборы учитывается в составе прочих доходов в том отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны виновником.